JEFE DE SECCIÓN REGISTRO, TRÁMITE Y ARCHIVO.

1) Cometido principal del cargo.

Administrar la gestión de todos los asuntos que ingresan o egresan de la Junta Departamental, a través de adecuados procesos administrativos de registro, trámite y archivo.

 

2) Principales tareas del cargo.

- Supervisa la recepción y el registro de la documentación dirigida a la Junta Departamental, ya sea de origen externo (Intendencia Municipal, otras Juntas Departamentales, público en general, etc.) o interno (iniciativas de los Ediles, recursos de funcionarios, etc.) y envía la misma a su correspondiente destino.

- Establece mecanismos para centralizar toda la documentación que egresa de la Junta Departamental, supervisando su registro y envío.

- Supervisa, en particular, el registro y la remisión en tiempo y forma a los destinos dispuestos de todos los expedientes considerados por el Plenario o de aquéllos en los que las Comisiones soliciten información o cualquier otro trámite.

- Supervisa las tareas de microfilmación y de archivo de documentación.

- Controla el correcto mantenimiento y custodia de documentación de carácter histórico.

- Asegura un sistema de información eficiente que sirva de base para el seguimiento del trámite de los asuntos ingresados.

- Controla el boletín informativo semanal de los asuntos entrados tramitados por la Mesa o la Presidencia del Organismo y la nómina mensual de gestiones remitidas por el Parlamento u otras Juntas Departamentales.

- Brinda información a los Ediles, Bancadas, Comisiones, unidades internas y público en general sobre el trámite de los asuntos.

- Realiza otras tareas afines de acuerdo a lo que le indica su superior jerárquico.

 

3) Requisitos del cargo.

Nivel de formación.

El establecido en el Artículo 2 del Decreto N° 3747.

Conocimientos especiales.

Buenos conocimientos de la actividad legislativa y, en particular, de los reglamentos, procedimientos administrativos.

Buenos conocimientos de procesadores de texto y bases de datos.

Conocimientos básicos de Archivología.

Experiencia.

Se requiere un desempeño de más de tres años como Auxiliar Administrativo I, preferentemente en el área de Registro, Trámite y Archivo o de dos años como Encargado de Sección.

Complejidad de la tarea.

Tareas estructuradas que implican la elección entre diferentes procedimientos preestablecidos, salvo excepciones.

Responsabilidad por errores o atrasos.

El atraso o el error originan pérdidas de tiempo, económicas y/o de prestigio, generalmente recuperables.