Los funcionarios serán responsables de los errores, omisiones y negligencias que se constaten en el ejercicio del cargo, con el fin de individualizar a los intervinientes y como signo de responsabilidad, todos los empleados que actúen en la expedición, contralor o copia de documentos, deberán colocar sus iniciales sobre los mismos, así como su firma y número de ficha, si debieran intervenir en forma directa, sea con opiniones, informes, foliaturas o cualquier otra clase  de actuación escrita.